DVD-ROM/RAM银行文档管理系统

1．信息管理与发展概述

不久的以前，票据及文件还仍由人工归档、人工查找，费时费力，并且都只有一份，查询时只能到票据所在地点查询，不方便又不好管理。为防范金融风险，银行的事后监督中心来自辖内全部储蓄网点的传票、日单据处理量数以万计至十万计不等。传统的监督和管理办法是由后督人员逐笔录入传票进行监督，然后于次日返回传票到各储蓄所。

现在，将票据及文件扫描成为电子影像，经由电脑管理，大家可以从网路上迅速的查到所需要的资料，原本纸张资料也可以放至其他地点妥善保存以为备份。长期忙碌于整理、分类的管理员和为奔波、查询而唉声叹气的用户终于不必再为这些不必要的麻烦浪费时间了。

传票集中在后督中心统一管理，不再返还到各储蓄所。各储蓄所则通过银行内部OA网对传票进行方便、快捷的联机查询。

在商业发票生成后的前60天调阅率最高，之后逐渐降低，但仍需保存七年。对帐单在生成后前120天的调阅高峰之后，到第十二个月因帐务需要而达到第二次调阅高峰，其后要保存十年。

以往全部采用纸张保存的文字记录、票据凭证、文档图像等，通过分类，存档以利于使用，但管理工作量大、烦琐，查阅起来更是费工费时。

随着科学技术的进步，时值今日，信息已涵该盖包括文字、图形、声音等多方位的集合，信息的媒体亦从纸张扩展至胶卷、此盘、CD盘、磁光盘、磁带等多种光学和电子媒体。容量大、存取速度快、存储光里方便的电子媒体为信息的利用、管理提供了极大的方便。

2. 金融行业票据、文档管理现状及需求

改革开放以来，中国金融行业得到了飞速发展，国有商业银行、股份制商业银行，在改革发展中走向市场，银行业务日新月异。高效、实用、电子化的服务手段成为金融业的发展方向。

金融领域各项业务的发展，业务量的扩大，随之而产生大量需要保存、处理的各种票据及文档信息。

第一个拥有十几个对公营业网点（办事处）的中等城市的二级分行，对公会计的日交易量总数会在达到近万笔，产生的票据及相应的附件也在2万份左右，而其中大部分票据按规定要保管10年以上。装订、存档、派专人负责保管，以及防火、防潮、防水、防霉，日复一日，需要耗费大量的人力、物力、财力。而当需要查询时，又要从成千上万的存档票据中，查找某一特定票据，其检索工作难度之大可想而知。

在加强风险防范、完善监督机制、提高管理水平的总原则下，如何利用计算机多媒体，使票据、文档的管理、查询电子化已成为当务之急。

3．光盘文档管理系统概述

(1) 系统原理及工作过程

本系统使用图像采集设备把文档原件的图像利用高速扫描仪采集到录入工作站中,同时输入相应票据文档的基本信息并对所采集的图像进行索引,然后将票据文档的基本信息和对应票据文档原始图像压缩并存储到票据中心数据库中,当中心数据库中的图像数据达到一定数量时系统便会自动刻录到光盘;当需要调阅该票据文档时,票据中心的查询工作站可以使用精确条件查询或模糊查询的方式,在票据中心的局域网上来查询票据文档的原始图像和数据信息;而远程查询工作站可以使用票据中心下发的光盘或透过现有的广域网络到票据中心来查询票据文档原始图像和数据信息。当票据档案查询成功后，可以对原始票据文档图像以多种形式输出：在查询工作站的屏幕上以1：1的比例显示；使用彩色打印机以1：1的比例把原始图像还原打印输出；使用传真机把图像传真出去；或是通过INTERNET。INTRANET把图像作为E-MAIL发送到查询终端。

本系统的工作过程包括六个部分：

即对票据图像的采集、索引、核对、存储、查询和输出。

²        采集：由图像录入工作站把票据通过扫描仪或通过图像采集平台转化成计算机能识别的图像数据，并对该票据文档进行索引要素的录入。

²        索引：本系统可以最多在线保存1亿张票据（CD-R方式）的原件图像，要想如此众多的票据文档图像在以后查询时被快速、准确的定位，就要为每一张采集到的图像加上一个特定的“标签”，这个标签就是索引值。索引值可以是帐号、金额、凭证号、发生日期等信息。索引值输入成功就完成了索引。

²        核对：当用户的应用系统采用业务数据集中处理的主机系统，凭证的要素数据在其他业务系统已经录入过，并保存在主机中。在这种情况下，要求本系统中对同一张凭证所加的索引值，与主机中的该凭证的业务数据严格校核并确保一致。

²        存储：经索引和校对后的图像信息，要存入中心数据库。但在存储之前必须进行压缩，以最大限度的节约存储空间。经压缩后的图像数据最终存入光盘库。

²        查询：需要查询时，可以用多种方法来检索，可以使用条件查询或模糊查询的方式，而不一定要知道凭证的全部要素。比如按帐号检索、按发生日期范围检索、按付款单位检索等。通过快速检索技术，多台查询工作站可以通过网络同时检索文档图像。如果在分行、支行的下级单位，可以通过下发光盘或通过广域网来进行查询。

²        输出：文档被检索出来之后，自动的还原显示在计算机的彩色显示器上，并且可以根据用户的需要使用彩色打印机以1：1的比例把原始图像还原打印输出或使用传真机把图像传真出去；或是通过INTERNET，INTRANET把图像作为E-MAIL发送到查询终端。

在采集过程中，将纸张文件利用高速扫描仪变成电子文件时，是一个很复杂的过程。这个过程包括下面几个部分：

资料准备：资料准备在扫描作业中是很重要的工作，它需要资料分类摆放整理，以方便快速扫描及建档作业，资料破损亦需要事先修补，若有使用条码或Patch码则需要在此时将这些码放入适当位置。

扫描作业：将纸张资料转换为电子影像，对扫描仪做设定，包括正、反面的扫描设定，明暗度、对比度的调整等，亦可加入条码的功能以为后续建档之用。

影像强化或OCR作业：扫描进来的电子影像可以再做影像品质加强的功能，如去黑边、去杂点，以增加美观并减少存储空间，矫正影像、增加字体平滑度除较美观外，更重要的是它提高了光学字体识别（OCR）的正确性；Bell&Howell系列扫描仪即内含这类功能。

资料建档：建档的目的是说明电子影像所代表的意义，方便后续查询，一般是从键盘输入，但更高级的做法是从影像中得出所要的索引，一次性的完成扫描及建档的工作，其中包括了条码或文字的识别功能。

品管及重新扫描：品管检查的主要项目是针对影像品质、影像正确性及索引正确性作一检查，若影像品质严重不良或不正确则重新扫描影像，品管工作是随时都在进行的，发现错误则立即改正。

资料存储及分享：当一张光盘的扫描影像及建档都已完成后，可将资料（影像及索引）刻到光盘上以做为分发之用，或放于光盘柜以供查询，此时系统会自动将该张光盘的资料并入原有资料库系统。

这个系统主要是针对金融业大量票据或文件扫描所设计的架构，主要可拆成两部分，第一部分为前端影像处理，重点在控制快速扫描仪并处理影像品质的问题，第二部分为后台管理，包括资料库管理、海量储存设备管理、资料调阅管理及安全管理等。

       前端影像处理集中在影像处理工作站完成，使用Windows 98或NT操作系统，并使用美国Diamond Head公司的 ImagingBASIC作为开发工具,它最大的特点是它集中了各个影像处理领域的最优秀的产品，以部件的方式供开发者选择，开发者只要选择所要的部件即可，可加快开发时间减少开发成本，同样的用户也可用最少的资金买到最好的产品。

(2) 本系统的独特之处

²        作为商业化、标准化的系统，我们提供从安装、培训、使用到售后支持一系列标准的操作模式，而也只有商业化程度高的系统才能建立一套合理的制度和客户服务体系。本系统软件部分采用自动安装程序，简洁易懂的设计使用户可以快速将系统投入使用。

²        紧密结合银行业务系统。不需要对原有的业务系统进行较大改动，即能实现本系统和银行业务系统之间的数据传递、自动核对，做到无缝结合。

²        可同时提供批量处理票据的方式，更适合票据处理大规模业务作业。

²        安全性高，系统稳定、可靠，提供五层安全保护。

²        由于许多郊县支行远离市区分行，很难实现票据的传递和集中工作。而通过本系统提供的远程录入方式，利用现有的高速广域网络进行批量传输所需的票据图像信息和业务数据，则可解决远程票据的集中问题。

²        存储容量大、操作速度快。一张光盘可以保真的存储2。5万张以上的彩色凭证，一台600片容量的光盘库大约可以在线存储一个一级市行两年的凭证图像数据。而采用批量作业处理票据文档录入时，每分钟可以录入高达110页凭证图像。

²        安装方便、操作简单。本系统具有标准的WINDOWS图形界面，容易使用且友好性强。系统进行自动光盘刻录和数据备份，使维护工作更简单。

²        系统方案可伸缩性好。可以配置从单台工作站到50多台工作站左右规模的系统方案，支持多种远程联网方案。

²        可兼容、支持多种硬件设备。本系统支持所有符合WINDOWS95、WINDOWSNT标准的电子摄象机、光盘库、打印机、扫描仪、传真机等。

²        可支持INTERNET远程联接，为将来的网上银行等三方开发的应用系统提供数据信息。

²        本系统经周密设计和严格测试，确保无2000年问题。

(3) 本系统的安全保障体系

       由于银行在国民经济中有举足轻重的地位，所以对使用的计算机系统产品要求安全性、可靠性非常高。清华同方光盘文档管理系统正是从“安全可靠为第一要素”的理念出发，完成产品设计的。硬件方面，采用高质量的计算机和网络设备；平台方面，选用大型后台数据库SQL Sever 6.5和可靠的操作系统Windows NT 4.0；而在软件方面更是着重实现如下五层安全保护：

第一层：用户功能权限控制

本系统为每个使用者设置了操作员姓名和操作员密码，并且将系统内的功能进行划分，才做员分为若干级别，对于不同级别的操作员，只允许使用与其级别相当的特定功能。除超级管理员以外，任何人无权使用系统的全部功能。

第二层：系统日志

操作员进入本系统之后，进行的任何操作，包括录入、查询、输出图像、修改重要数据等都会被自动地记录在系统日志中。这样可以随时对发生过的事件进行监督和检查。

第三层：权限值

每个操作员都有权限值，每张图像也有一个权限值。只有在操作员的权限值大于或等于图像的权限值时，操作员才有可能查询和输出该张图像，否则操作员将不能对该张图像进行任何操作。

第四层：信息加密存储

本系统数据库中的重要数据，全部经过特殊的加密算法处理，以保证这些关键数据在传递和保存过程中不被非法地访问。

第五层：选用CD-R盘作存储介质。因CD-R盘具有不可修改的特性，盘中的数据不回被有意或无意地修改和删除。

(4) 本系统技术指标

4．系统应用环境及要求

(1) 票据处理中心计算机系统环境

“票据处理中心”采用集中、大批量录入原始票据文档图像和票据文档信息的方式，建立起一个票据文档信息中心，每日通过这里将全市发生的每一笔业务的票据文档进行集中监督、录入，并由计算机系统建立索引和存储。整个计算机网络系统体系结构采用“客户机/服务器”模式，服务器使用WINDOW NT操作系统；录入、查询工作站作为客户机使用WINDOWS 95(97,98) 操作系统；客户机与服务器之间采用100MB交换式以太网络相连，这种网络结构为安全、稳定、高速大批量的处理业务票据文档提高了极大的保障。

(2)    整个系统采用的网络拓扑结构

在建立事后监督集中系统处理过程中，所有凭证由分行核算中心或地区中心支行核算中心集中录入，统一管理，本系统在网络拓扑的建立上也贯彻同样的原则：即在分行核算中心或地区中心支行核算中心建立集中的票据录入和处理系统；在各网点安装在线的查询工作站。

系统示图：

(2)    集中票据处理过程中凭证传递的解决

1）  由于每日早晨各分支机构都到市分行中心参与“小交换”，后督系统建立以后就可以委托各分支机构的交换人同时交各机构的前一日的凭证到核算中心，同时核算中心要指派专人、专柜处理上交的凭证。

2）  未集中到市分行核算中心处理事后监督业务的办事处（如郊区支行），可当每日各分理处（支行）完成本地票据事后监督和录入全部业务的票据文档后，当日（次日）通过现有的网络汇总到市分行核算中心，做票据文档电子信息的集中处理；或者每日该办事处（支行）将这些票据文档电子信息存储到本地的数据库中，当本地所有业务票据文档信息刻满一张光盘时，由该办事处（支行）将该盘送至市分行核算中心做集中处理。

3）  可采用下发光盘方式：由于光盘文档管理系统按原始凭证发生行、处分别刻录硬盘，每当该行、处上传的凭证刻满一张光盘时，核算中心计算机管理员将该光盘复制一份并将复制盘下发到该行、处，便于以后的查询和备档。

(3)    核算中心人员及场地配备

1）  现在按某中心城市行复核对公发生的凭证，每日有5万张左右。按后督人员每日最多审核2000张单据的实际情况来看，需要25人专门处理后督业务的凭证录入工作。

2）  由于采用集中处理大量票据，需1-2人作为整理每日发生的票据和同时负责每日的各网点的查询响应工作。

3）  核算中心采用计算机管理后，由于涉及与大机通信及与各个查询网点网络联接，中心需要2到3人专业从事日常计算机维护的系统管理人员，以保证每日工作的顺利进行。

5．售后服务保障体系

本系统是应用于银行后台结算业务中的一部分。涉及银行业务前台系统和后台监督系统两部分，因此充分考虑如何解决本系统在实际操作过程中可能发生的意外事故，是我们着重研究的方向。我们成立的专职系统维护中心，通过电话指导、上点服务等多种方式提供快速的响应和有效的解决办法。

(1)    软件的维护和服务

软件的维护和服务是我们建立整个应用系统后，为保证应用软件的可靠性、适应性和可升级性而进行的一系列工作。

●经过充分的系统极限测试后，系统依然正常运行。针对实际操作过程中出现的偶然事故，对其分析和矫正，编制出更可靠的软件。

●由于在系统运行期间，随着时间的推移，用户所选用的硬件设备和其他操作系统环境的改变，导致了对本系统的新要求。因此，我们在不断努力使系统的适用范围逐渐扩大。

●随着银行业务的不断发展，我们的系统将持续地提供最新的功能和解决方案；我们的软件也将不断的升级，力求各项功能的日趋强大和完善。

(2)    硬件维护和服务

●我公司设立技术支持部门专职负责用户的硬件产品维护和更换；以满足我们的用户随时随地的需要。

●公司出重金建立的硬件常用备件库，使我们可以迅速解决用户使用中的硬件故障，保证银行业务的正常运转。

●我公司定期对所有用户硬件设备进行巡检，使我们对将要出现的问题防患于未然，使银行用户更有保障。

(3)    维护中心的设立和维护

在北京我们设立了专职系统维护支持中心，可以随时向全国银行用户提供我们系统的最新增强版本软件。

的设定。

Ø         资料库的备份和复原。

Ø         与HIS、PACS接口的设定。